Kurulum ve Entegrasyon, bir işletmenin kullandığı yazılım, donanım, sistem, uygulama ve departmanların birbiriyle uyumlu çalışacak şekilde planlanması, yapılandırılması, birbirine bağlanması ve canlı kullanıma geçirilmesi sürecidir.
Tavuz Bilişim açısından kurulum ve entegrasyon; işletmenin mevcut yapısını analiz ederek ERP, muhasebe, finans, stok, depo, üretim, satış, e-ticaret, CRM, insan kaynakları, lojistik ve diğer sistemlerin tek bir bütünleşik yapı içerisinde çalışmasını hedefler.
Kurulum, işletmede kullanılacak yazılım ve sistemlerin teknik olarak hazırlanması ve kullanıma açılmasıdır.
Kurulum kapsamında;
gibi çalışmalar gerçekleştirilebilir.
Entegrasyon, farklı sistemlerin birbirleriyle otomatik veri alışverişi yapmasını sağlayan yapıdır.
Örneğin bir e-ticaret sitesinden alınan siparişin;
E-Ticaret → ERP → Stok → Depo → Muhasebe → E-Fatura → Kargo → CRM
sistemleri arasında otomatik olarak ilerlemesi bir entegrasyon örneğidir.
Böylece aynı bilginin farklı sistemlere tekrar tekrar manuel girilmesine gerek kalmaz.
İlk aşamada işletmenin mevcut yapısı incelenir.
belirlenir.
Mevcut altyapı teknik ve operasyonel açıdan incelenir.
Örneğin;
Muhasebe → Finans → Stok → Depo → Satış → E-Ticaret → Lojistik
arasındaki veri akışı analiz edilir.
Amaç, işletmenin mevcut iş süreçlerini bozmadan daha verimli bir sistem oluşturmaktır.
Belirlenen sistemler kurulup işletmeye göre yapılandırılır.
Örneğin:
tanımlanır.
Eski sistemde bulunan veriler yeni sisteme aktarılabilir.
Örneğin;
kontrollü şekilde yeni sisteme taşınabilir.
Bu aşamada veri doğruluğu ve veri bütünlüğü büyük önem taşır.
Kurulum ve entegrasyon çalışmalarının önemli bölümlerinden biri ERP sistemidir.
ERP sistemi;
Muhasebe + Finans + Stok + Depo + Satış + Satın Alma + Üretim + İnsan Kaynakları + CRM
gibi bölümlerin merkezi bir yapı üzerinden yönetilmesini sağlayabilir.
Örneğin satış departmanı bir sipariş oluşturduğunda:
Satış Siparişi → Stok Kontrolü → Depo → Sevkiyat → Fatura → Muhasebe → Finans
süreçleri birbirine bağlanabilir.
Muhasebe sisteminin diğer işletme sistemleriyle bağlantısı kurulabilir.
Örneğin:
Satış → Fatura → Muhasebe → Cari Hesap → Tahsilat → Banka → Finansal Raporlama
şeklinde bir veri akışı oluşturulabilir.
Bunun sonucunda finansal bilgiler daha hızlı ve kontrollü şekilde yönetilebilir.
E-ticaret işletmelerinde farklı satış kanallarının merkezi sisteme bağlanması mümkündür.
Örneğin:
Web Sitesi
↓
Pazaryerleri
↓
ERP
↓
Stok
↓
Depo
↓
Kargo
↓
E-Fatura
↓
Muhasebe
Bu yapı sayesinde sipariş, stok ve fatura süreçlerinin önemli bölümü otomatikleştirilebilir.
İşletmenin farklı pazaryerlerinde satış yapması durumunda;
gibi veriler merkezi sisteme aktarılabilir.
Bu sayede her pazaryerinin ayrı ayrı takip edilmesi ihtiyacı azaltılır.
Stok ve depo sistemlerinin entegrasyonu işletmenin stok kontrolünü güçlendirir.
Örneğin;
Satış gerçekleşir → Stok azalır → Depo bilgilendirilir → Sipariş hazırlanır → Kargo gönderilir → Fatura oluşturulur → Muhasebe kaydı oluşur.
Böylece stok bilgilerinin farklı sistemlerde tutarsızlaşmasının önüne geçilmesi hedeflenir.
Kargo sistemleri ile ERP veya e-ticaret altyapısının entegrasyonu sayesinde;
sistemler arasında aktarılabilir.
Online ödeme sistemleri de işletme yazılımlarına bağlanabilir.
Örneğin:
Müşteri → Ödeme → Sanal POS → Sipariş Sistemi → ERP → Muhasebe → Finans
şeklinde bir süreç oluşturulabilir.
Ödeme durumu ile sipariş durumunun otomatik olarak eşleştirilmesi operasyonel hataları azaltabilir.
CRM sisteminin ERP, e-ticaret ve satış sistemleriyle entegre edilmesiyle müşterinin işletmeyle olan ilişkisi daha bütünsel şekilde takip edilebilir.
Örneğin;
aynı müşteri üzerinden takip edilebilir.
Kurulum ve entegrasyon yalnızca yazılımların birbirine bağlanması değildir.
Departmanların da birbirleriyle bağlantılı çalışması sağlanabilir.
Örneğin:
Satış
↓
Stok
↓
Depo
↓
Lojistik
↓
Muhasebe
↓
Finans
↓
Yönetim
Bu yapı işletme içerisindeki bilgi akışının daha düzenli hale gelmesini sağlar.
Modern entegrasyonlarda API ve web servisleri önemli bir rol oynar.
API aracılığıyla farklı yazılımlar arasında veri alışverişi yapılabilir.
Örneğin;
ERP API ↔ E-Ticaret API ↔ Kargo API ↔ Ödeme API ↔ E-Fatura API
bağlantıları kurulabilir.
Bu yapı sayesinde farklı üreticilere ait yazılımlar aynı iş sürecinde birlikte çalışabilir.
Entegrasyon tamamlandıktan sonra sistem doğrudan canlıya alınmamalıdır.
Öncelikle testler gerçekleştirilir.
Amaç, canlı kullanımdan önce hataları tespit etmektir.
Testler tamamlandıktan sonra sistem canlı kullanıma alınır.
Bu aşamada;
Eski Sistem → Veri Aktarımı → Yeni Sistem → Entegrasyonların Açılması → Kontroller → Canlı Kullanım
şeklinde kontrollü bir geçiş yapılabilir.
Kurulumun başarılı olması için kullanıcı eğitimi de önemlidir.
Departman bazında eğitimler verilebilir:
Kurulum tamamlandıktan sonra sistemin sürdürülebilirliği için destek hizmetleri önemlidir.
Bu kapsamda;
sağlanabilir.
Manuel işlemler azaltılarak süreçlerin daha hızlı yürütülmesine yardımcı olur.
Departmanların aynı veriler üzerinden çalışmasını sağlar.
Bir sistemde oluşan bilginin diğer sistemlere otomatik aktarılmasına olanak tanır.
Tekrarlanan manuel işlemlerin ve operasyonel hataların azaltılmasına yardımcı olur.
Satış, depo ve stok bilgilerinin daha bütünleşik takip edilmesini sağlar.
Satış, tahsilat, ödeme, banka ve muhasebe bilgilerinin birlikte takip edilmesini kolaylaştırır.
Yöneticilerin işletmenin güncel durumunu daha hızlı analiz etmesine yardımcı olur.
Kullanıcıların yalnızca yetkili oldukları işlemleri gerçekleştirmesine olanak sağlar.
İşletmenin manuel süreçlerden daha otomatik ve dijital süreçlere geçişini destekler.
Tavuz Bilişim – Kurulum ve Entegrasyon Hizmetleri, işletmenin ihtiyaçlarına göre uçtan uca planlanabilir:
1. İhtiyaç Analizi
↓
2. Mevcut Sistem Analizi
↓
3. Entegrasyon Projesinin Planlanması
↓
4. Yazılım ve Sistem Kurulumu
↓
5. Veri Aktarımı
↓
6. ERP ve Departman Entegrasyonları
↓
7. E-Ticaret / Kargo / Ödeme / E-Fatura Entegrasyonları
↓
8. Test ve Kontroller
↓
9. Kullanıcı Eğitimleri
↓
10. Canlıya Geçiş
↓
11. Teknik Destek ve Süreç Geliştirme
Kurulum, sistemin çalışır hale getirilmesidir.
Entegrasyon, sistemlerin birbiriyle konuşturulmasıdır.
Kurulum + Entegrasyon, işletmenin tüm teknolojik ve operasyonel süreçlerini tek ve bağlantılı bir dijital yapı içerisinde yönetebilmesini hedefler.
Bu nedenle doğru planlanmış bir kurulum ve entegrasyon projesi; ERP, muhasebe, finans, stok, depo, üretim, satış, e-ticaret, CRM, lojistik ve yönetim süreçlerinin birbirinden kopuk çalışması yerine, ortak bir veri akışı içerisinde yönetilmesini sağlar.
