Tavuz Bilişim – Muhasebe & Dış Ticaret Entegrasyonu Nedir?
Muhasebe & Dış Ticaret Entegrasyonu, işletmelerin ithalat ve ihracat işlemlerini; muhasebe, finans, stok, satın alma, satış, lojistik, gümrük ve yönetim süreçleriyle birbirine bağlayan entegre bir iş yönetimi yapısıdır.
Tavuz Bilişim'in departman entegrasyonu yaklaşımında bu yapı; ithalat ve ihracat işlemlerinin muhasebe, finans, stok ve lojistik süreçleriyle birlikte takip edilmesini hedefler.
Kısaca:
Dış ticarette gerçekleşen bir işlemin, gerekli bilgilerin tekrar tekrar girilmesine gerek kalmadan ilgili operasyonel ve finansal sistemlere kontrollü şekilde aktarılmasıdır.
Tavuz Bilişim'in genel entegrasyon yaklaşımı da farklı departman ve sistemlerdeki verilerin ortak bir bilgi akışında birleştirilmesine dayanır.
1. Muhasebe & Dış Ticaret Entegrasyonu Neden Önemlidir?
Dış ticaret yapan işletmelerde tek bir satış veya satın alma işlemi bile çok sayıda süreci beraberinde getirebilir:
Sipariş → Proforma → Sözleşme → Gümrük → Nakliye → Sigorta → Fatura → Döviz → Stok → Muhasebe → Ödeme/Tahsilat → Raporlama
Bu işlemlerin farklı programlarda ve birbirinden bağımsız yürütülmesi;
- Veri tekrarına,
- Manuel giriş hatalarına,
- Evrak ve bilgi karmaşasına,
- Maliyetlerin yanlış hesaplanmasına,
- Dövizli işlemlerin takip edilmesinde zorluklara,
- Stok ve muhasebe bilgilerinin uyuşmamasına,
- Gerçek ithalat/ihracat maliyetinin geç görülmesine
neden olabilir.
Entegrasyonun amacı bu kopuklukları azaltarak operasyon + muhasebe + finans + stok + lojistik süreçlerini birbirine bağlamaktır.
2. İthalat Entegrasyonu
İthalat tarafında yurt dışından satın alınan ürünün sadece faturasının muhasebeleştirilmesi yeterli değildir. Ürünün işletmeye gerçek maliyetinin hesaplanabilmesi için farklı giderlerin de dikkate alınması gerekir.
Örneğin:
Yurt dışı satın alma
↓
Proforma fatura
↓
Sipariş
↓
Tedarikçi
↓
Nakliye
↓
Sigorta
↓
Gümrük
↓
Gümrük vergileri
↓
Diğer ithalat giderleri
↓
Mal kabul
↓
Stok
↓
Muhasebe
↓
Gerçek ithalat maliyeti
Tavuz Bilişim'in tanımladığı dış ticaret entegrasyonu kapsamında ithalatta sipariş, tedarikçi, proforma, gümrük, nakliye, sigorta, gümrük vergileri, diğer ithalat masrafları, mal kabul, stok, fatura ve muhasebe gibi süreçlerin birlikte ele alınması mümkündür.
3. İhracat Entegrasyonu
İhracat tarafında ise satış sürecinin dış ticaret ve muhasebe süreçleriyle bağlantılı çalışması önemlidir.
Örneğin:
Müşteri
↓
Teklif
↓
Sipariş
↓
İhracat faturası
↓
Gümrük işlemleri
↓
Sevkiyat
↓
Teslimat
↓
Dövizli tahsilat
↓
Cari hesap
↓
Muhasebe
↓
Yönetim raporu
Bu yapı sayesinde ihracat satışının operasyonel ve finansal sonuçlarının birlikte izlenmesi hedeflenebilir. Tavuz Bilişim de ihracat tarafında müşteri, teklif, sipariş, ihracat faturası, gümrük, sevkiyat, tahsilat, döviz ve muhasebe süreçlerini aynı entegrasyon kapsamında tanımlıyor.
4. Dış Ticaret Maliyetlerinin Muhasebeye Aktarılması
Entegrasyonun en önemli noktalarından biri gerçek maliyetin belirlenmesidir.
Örneğin bir ürünün yurt dışı alış fiyatı:
10.000 USD
olsun.
Buna;
Nakliye
Sigorta
Gümrük vergileri
Gümrükleme giderleri
Liman giderleri
Depolama
Komisyon
Diğer ithalat masrafları
gibi giderler eklenebilir.
Böylece işletme sadece:
“Ürünü kaç dolara aldım?”
sorusunu değil,
“Bu ürün işletmeme gerçekte kaça mal oldu?”
sorusunu da cevaplayabilir.
Bu bilgi daha sonra stok maliyeti, satış fiyatı, kârlılık ve yönetim raporlaması açısından kullanılabilir.
5. Dövizli İşlemlerin Yönetimi
Dış ticarette EUR, USD, GBP ve diğer para birimleriyle işlem yapılabildiği için döviz yönetimi kritik hale gelir.
Entegrasyon kapsamında örneğin:
- Dövizli müşteri hesapları
- Dövizli tedarikçi hesapları
- Dövizli faturalar
- Dövizli banka hareketleri
- Dövizli tahsilatlar
- Dövizli ödemeler
- Kur farkları
- Döviz bazlı raporlar
takip edilebilir.
Böylece dış ticaret işlemlerinin muhasebe ve finans kayıtlarıyla daha uyumlu şekilde yürütülmesi amaçlanır.
6. Stok Entegrasyonu
Dış ticaret işlemleri doğrudan stok yönetimiyle bağlantılıdır.
Örneğin ithal edilen ürün:
Yurt dışı sipariş → Gümrük → Mal kabul → Depo → Stok
şeklinde ilerler.
Mal kabul gerçekleştiğinde stok bilgilerinin ilgili sistemlere aktarılmasıyla;
- Ürün miktarı,
- Ürün kodu,
- Depo,
- Giriş tarihi,
- Birim maliyet,
- Toplam maliyet,
- Tedarikçi,
- Parti/seri bilgileri
gibi bilgilerin merkezi şekilde takip edilmesi sağlanabilir.
Tavuz Bilişim'in entegrasyon hizmetlerinde stok, depo, muhasebe ve lojistik sistemlerinin birlikte çalışmasına yönelik yapıların kullanılabileceği belirtilmektedir.
7. Lojistik ve Sevkiyat Entegrasyonu
Dış ticarette ürünün hareketi de finansal süreç kadar önemlidir.
Örneğin:
Sipariş
→ Hazırlama
→ Gümrük
→ Nakliye
→ Sevkiyat
→ Teslimat
bilgileri birbirinden bağımsız sistemlerde tutulmak yerine entegre bir akış içerisinde takip edilebilir.
Bu sayede lojistik bilgileri ile satış, stok ve muhasebe verilerinin birbirinden kopması azaltılabilir.
8. Cari Hesap Entegrasyonu
Dış ticarette iki önemli cari grup bulunur:
İthalatta
Yurt dışı tedarikçiler
İhracatta
Yurt dışı müşteriler
Entegrasyon ile;
Cari borç,
Cari alacak,
Fatura,
Ödeme,
Tahsilat,
Döviz bakiyesi,
Vade,
Kur farkı
gibi bilgilerin muhasebe ve finans sistemiyle ilişkilendirilmesi sağlanabilir.
9. Fatura ve Muhasebe Entegrasyonu
Dış ticaret işlemlerinde oluşan finansal belgelerin ilgili muhasebe süreçleriyle ilişkilendirilmesi mümkündür.
Örneğin:
İhracat siparişi
→ İhracat faturası
→ Cari hesap
→ Döviz işlemi
→ Muhasebe
→ Finans
→ Yönetim raporu
Benzer şekilde ithalatta:
Tedarikçi faturası
→ İthalat giderleri
→ Gümrük işlemleri
→ Stok maliyeti
→ Cari hesap
→ Muhasebe
şeklinde bir süreç oluşturulabilir.
10. Yönetim Raporlama
Entegrasyonun yöneticiler açısından en önemli avantajlarından biri tek merkezden raporlama imkânıdır.
Örneğin yönetici şu sorulara daha hızlı cevap verebilir:
Toplam ithalatımız ne kadar?
Toplam ihracatımız ne kadar?
Hangi ülkeye ne kadar satış yaptık?
Hangi ülkeden ne kadar ürün aldık?
Hangi ürün daha kârlı?
Hangi müşterinin bakiyesi ne kadar?
Hangi tedarikçiye ne kadar borcumuz var?
İthal edilen ürünün gerçek maliyeti ne?
İhracat satışından elde edilen kârlılık ne?
Döviz bazında açık pozisyonumuz nedir?
Nakliye ve gümrük giderlerimiz ne kadar?
Hangi dış ticaret işlemleri devam ediyor?
Tavuz Bilişim'in genel yaklaşımında muhasebe, finans, satış, satın alma, stok, depo, üretim, maliyet ve yönetim verilerinin birlikte değerlendirilmesi hedeflenmektedir.
11. Örnek İthalat Senaryosu
Bir firma Çin'den 1.000 adet ürün satın alsın.
Sistem içerisindeki süreç şöyle tasarlanabilir:
1. Satın alma siparişi
↓
2. Proforma fatura
↓
3. Tedarikçi kaydı
↓
4. Nakliye bilgisi
↓
5. Sigorta
↓
6. Gümrük işlemleri
↓
7. Vergi ve diğer giderler
↓
8. Mal kabul
↓
9. Depo/stok girişi
↓
10. Gerçek ürün maliyetinin hesaplanması
↓
11. Muhasebe kayıtları
↓
12. Cari hesap
↓
13. Ödeme
↓
14. Yönetim raporlaması
Böylece ithalat işlemi yalnızca bir muhasebe kaydı olmaktan çıkarılıp uçtan uca takip edilen bir işletme sürecine dönüştürülebilir.
12. Örnek İhracat Senaryosu
Bir Türk firması Almanya'daki müşterisine ürün satıyor:
Müşteri
↓
Teklif
↓
Sipariş
↓
Stok kontrolü
↓
Depo hazırlığı
↓
İhracat faturası
↓
Gümrük
↓
Sevkiyat
↓
Teslimat
↓
Dövizli tahsilat
↓
Cari hesap
↓
Muhasebe
↓
Kârlılık raporu
Bu yapı sayesinde satıştan tahsilata kadar olan süreç daha bütünsel biçimde takip edilebilir.
13. Tavuz Bilişim Muhasebe & Dış Ticaret Entegrasyonu Kapsamı
| Entegrasyon Alanı | Yönetilen Süreç |
|---|
| Muhasebe | Fatura, fiş, cari, finans |
| Dış Ticaret | İthalat / ihracat |
| Satın Alma | Sipariş ve tedarikçi |
| Satış | Müşteri ve ihracat satışları |
| Stok | Ürün giriş/çıkışları |
| Depo | Mal kabul ve sevkiyat |
| Lojistik | Nakliye ve teslimat |
| Gümrük | Gümrük süreçleri |
| Finans | Tahsilat ve ödeme |
| Döviz | Dövizli işlemler |
| Maliyet | Gerçek ithalat maliyeti |
| Raporlama | Dış ticaret ve kârlılık analizleri |
14. İşletmeye Sağladığı Avantajlar
Daha az manuel işlem
Aynı verinin farklı sistemlere tekrar tekrar girilmesi azaltılabilir.
Daha kontrollü veri
Operasyonel bilgiler ile muhasebe bilgilerinin uyumu artırılabilir.
Gerçek maliyet analizi
İthalatla ilişkili giderlerin ürün maliyetine yansıtılması daha sağlıklı şekilde kurgulanabilir.
Daha güçlü raporlama
İthalat, ihracat, satış, stok, finans ve muhasebe verileri birlikte analiz edilebilir.
Dış ticaret süreçlerinin merkezi takibi
Yurt dışı müşteri ve tedarikçilerle yapılan işlemler tek bir yönetim yapısında izlenebilir.
Uçtan uca entegrasyon
Satın alma → dış ticaret → lojistik → stok → muhasebe → finans → yönetim bağlantısı oluşturulabilir.
Tavuz Bilişim'in entegrasyon yaklaşımı da temel olarak farklı sistemler arasındaki veri akışını otomatikleştirme, manuel işlemleri azaltma, veri doğruluğunu artırma ve merkezi raporlama hedeflerine dayanıyor.
15. Hangi İşletmeler İçin Uygundur?
Muhasebe & Dış Ticaret Entegrasyonu özellikle:
İthalat yapan firmalar,
İhracat yapan firmalar,
İthalat + ihracat yapan firmalar,
Toptan ticaret şirketleri,
Üretici ve ihracatçı firmalar,
E-ticaret ve uluslararası satış yapan işletmeler,
Lojistik firmaları,
Distribütörler,
Yurt dışından hammadde alan üreticiler,
Yurt dışına düzenli ürün gönderen işletmeler
için yapılandırılabilir.
Tavuz Bilişim'in Çözüm Yaklaşımı
Tavuz Bilişim, entegrasyonu yalnızca “iki yazılımı birbirine bağlamak” şeklinde değil; işletmenin farklı departmanları ve süreçleri arasındaki veri akışını bütünleştiren bir yapı olarak konumlandırıyor.
Bu nedenle Muhasebe & Dış Ticaret Entegrasyonu şu ana yapı üzerinde kurgulanabilir:
DIŞ TİCARET
⬇
SATIN ALMA / SATIŞ
⬇
GÜMRÜK & LOJİSTİK
⬇
STOK & DEPO
⬇
MUHASEBE
⬇
FİNANS & DÖVİZ
⬇
MALİYET & KÂRLILIK
⬇
YÖNETİM RAPORLAMA
Özetle:
Tavuz Bilişim Muhasebe & Dış Ticaret Entegrasyonu; ithalat ve ihracat işlemlerini muhasebe, finans, stok, depo, lojistik, cari, döviz, maliyet ve yönetim raporlama süreçleriyle birleştirerek işletmenin dış ticaret operasyonlarını daha kontrollü, ölçülebilir ve entegre şekilde yönetmesine yönelik bir çözüm yaklaşımıdır.
