Tavuz Bilişim Masraf & Hizmet Çözümleri, işletmelerin faaliyetleri sırasında ortaya çıkan tüm giderlerin ve dışarıdan alınan hizmetlerin düzenli şekilde kaydedilmesini, kontrol edilmesini, sınıflandırılmasını, ilgili departman/proje/masraf merkezlerine aktarılmasını ve muhasebe süreçleriyle ilişkilendirilmesini sağlayan kapsamlı bir yönetim çözümüdür.

Amaç yalnızca giderleri kayıt altına almak değil; işletmenin parasını nerede, neden, hangi departman veya proje için harcadığını görünür hale getirmektir.

Çalışanların işletme adına yaptığı harcamaların takip edilmesini sağlar.

• Yemek ve konaklama giderleri
• Şehir içi/şehir dışı ulaşım
• Temsil ve ağırlama giderleri
• Görev seyahati harcamaları
• Personel tarafından yapılan diğer şirket giderleri
• Masraf belgelerinin sisteme aktarılması
• Onay süreçlerinin yönetilmesi

Böylece personel masrafları kontrol altında tutulur ve hangi çalışanın hangi iş için ne kadar harcama yaptığı izlenebilir.

İş seyahatlerinden kaynaklanan giderlerin tek merkezden yönetilmesini sağlar.

• Ulaşım
• Konaklama
• Yemek
• Araç/kiralama giderleri
• Yol ve geçiş ücretleri
• Seyahat avansları
• Seyahat sonrası masraf kapatma

Özellikle saha ekipleri ve sık seyahat eden çalışanların bulunduğu işletmelerde önemli bir kontrol mekanizması oluşturur.

Şirket araçları ve saha operasyonlarında oluşan yakıt giderlerinin takip edilmesine yardımcı olur.

• Araç bazlı akaryakıt takibi
• Personel bazlı kullanım
• Yakıt faturalarının kaydı
• Yakıt tüketim analizi
• Dönemsel gider karşılaştırmaları
• Araç/proje/departman bazlı maliyet takibi

Bu yapı, hangi aracın veya operasyonun ne kadar maliyet oluşturduğunu görmeye yardımcı olur.

İşletmenin günlük faaliyetleri için yaptığı ofis harcamaları takip edilir.

• Kırtasiye
• İnternet ve iletişim
• Elektrik, su ve benzeri işletme giderleri
• Temizlik
• Büro malzemeleri
• Bakım ve onarım
• Abonelik ve hizmet giderleri

Giderler kategorilere ayrılarak dönemsel olarak analiz edilebilir.

Şirket araçlarının işletmeye oluşturduğu toplam maliyetin izlenmesini sağlar.

• Akaryakıt
• Bakım
• Servis
• Sigorta
• Kasko
• Lastik
• Otopark
• HGS/OGS ve geçiş giderleri
• Kiralama giderleri

Böylece yalnızca satın alma maliyeti değil, aracın toplam işletme maliyeti değerlendirilebilir.

İşletmenin üçüncü taraflardan satın aldığı hizmetlerin takip edilmesini sağlar.

Örneğin:

• Yazılım ve teknoloji hizmetleri
• Danışmanlık
• Hukuk hizmetleri
• Mali müşavirlik
• Reklam ve pazarlama
• Bakım ve teknik servis
• Güvenlik
• Temizlik
• Taşımacılık
• İnsan kaynakları hizmetleri

Hangi tedarikçiden hangi hizmetin alındığı ve bu hizmetin işletmeye ne kadarlık maliyet oluşturduğu takip edilebilir.

Giderlerin belge ve fatura bazında kontrol edilmesine yardımcı olur.

Faturalar;

Tedarikçi → Hizmet/Gider → Departman → Masraf Merkezi → Proje → Muhasebe

ilişkisi içerisinde değerlendirilebilir.

Bu sayede hatalı, eksik veya yanlış sınıflandırılmış giderlerin fark edilmesi kolaylaşır.

İşletmenin farklı birimlerinin oluşturduğu giderlerin ayrı ayrı izlenmesini sağlar.

Örneğin:

• Genel Müdürlük
• Satış
• Pazarlama
• İnsan Kaynakları
• Finans
• Üretim
• Ar-Ge
• Lojistik

gibi masraf merkezleri oluşturularak her birimin maliyeti ayrı şekilde takip edilebilir.

Yönetimin en önemli ihtiyaçlarından biri olan “Hangi departman ne kadar harcıyor?” sorusuna cevap verilmesini sağlar.

Örneğin:

Bu veriler dönemsel olarak karşılaştırılarak giderlerdeki artış ve azalışlar analiz edilebilir.

Özellikle proje yürüten işletmeler için giderlerin proje bazında takip edilmesi büyük önem taşır.

Örneğin bir proje kapsamında;

• Personel
• Seyahat
• Malzeme
• Dış hizmet
• Ulaşım
• Konaklama
• Yazılım
• Danışmanlık

gibi giderler projeye bağlanabilir.

Böylece “Bu proje bize kaça mal oldu?” sorusu daha net şekilde cevaplanabilir.

Tavuz Bilişim Masraf & Hizmet Çözümleri genel olarak şu yapıda çalışabilir:

Masraf/Hizmet Oluşur
↓
Belge veya Fatura Sisteme Girilir
↓
Gider Kategorisi Belirlenir
↓
Departman / Masraf Merkezi / Proje ile İlişkilendirilir
↓
Yetkili Onay Sürecinden Geçer
↓
Muhasebe Kaydı Oluşturulur veya Muhasebeye Aktarılır
↓
Raporlama ve Analiz

Bu yapı sayesinde masrafın oluşmasından muhasebeleştirilmesine kadar olan süreç daha kontrollü hale gelir.

Sistem yönetime yalnızca “ne kadar harcandı?” bilgisini değil, daha değerli olan “nerede, neden ve kim tarafından harcandı?” bilgisini sunar.

Örneğin yönetim;

• Hangi departmanın gideri arttı?
• Hangi projenin maliyeti yükseldi?
• Hangi tedarikçiye ne kadar ödeme yapılıyor?
• Personel masrafları ne kadar?
• Araçların toplam maliyeti nedir?
• Hangi gider kalemlerinde tasarruf yapılabilir?
• Bütçeye göre gerçekleşen giderler ne durumda?
• Hangi projeler daha fazla maliyet oluşturuyor?

gibi sorulara daha hızlı cevap verebilir.

Tavuz Bilişim Masraf & Hizmet Çözümleri ile işletmeler;

• Giderlerini merkezi olarak takip edebilir,
• Masraf süreçlerini standartlaştırabilir,
• Onay mekanizmaları oluşturabilir,
• Departman ve proje bazında maliyetleri görebilir,
• Fatura ve masraf belgelerini kontrol altında tutabilir,
• Gereksiz veya yüksek giderleri tespit edebilir,
• Bütçe ve gerçekleşen giderleri karşılaştırabilir,
• Muhasebe süreçlerini daha düzenli hale getirebilir,
• Yönetim için anlamlı maliyet raporları oluşturabilir,
• Daha sağlıklı maliyet ve kârlılık analizleri yapabilir.

Tavuz Bilişim Masraf & Hizmet Çözümleri; işletmenin yaptığı her harcamanın izlenebilir, sınıflandırılabilir, kontrol edilebilir ve analiz edilebilir hale getirilmesini sağlayarak gider yönetimini güçlendirir.

Masrafın nerede oluştuğunu, neden oluştuğunu ve işletmeye ne kadara mal olduğunu görünür hale getirir.