Tavuz Bilişim – Ar-Ge & Muhasebe Entegrasyonu Nedir?
Ar-Ge & Muhasebe Entegrasyonu, işletmelerin araştırma-geliştirme faaliyetleri kapsamında gerçekleştirdiği personel, malzeme, yazılım, makine, dış hizmet, danışmanlık, test, laboratuvar, seyahat ve diğer proje giderlerinin Ar-Ge/proje yönetim süreçlerinden muhasebe ve finans sistemine kontrollü şekilde aktarılmasını sağlayan entegre bir çözüm yaklaşımıdır.
Özellikle birden fazla Ar-Ge projesi yürüten işletmelerde “hangi projeye ne kadar harcama yapıldı, bütçe ne durumda, hangi gider muhasebeleştirildi ve hangi maliyet hangi projeye ait?” sorularının tek sistem üzerinden takip edilmesini kolaylaştırır.
TÜBİTAK'ın mali raporlama yaklaşımında da proje harcama ve giderlerinin belgelendirilmesi, muhasebe kayıtlarıyla uyumu ve mali müşavir tarafından incelenmesi önemli bir süreçtir.
1. Ar-Ge ile Muhasebe Neden Entegre Edilmelidir?
Ar-Ge departmanı genellikle:
Projeleri yönetir,
Personel çalışmalarını takip eder,
Malzeme ve ekipman kullanır,
Test ve laboratuvar çalışmaları gerçekleştirir,
Dış hizmet satın alır,
Proje bütçelerini izler.
Muhasebe departmanı ise:
Bu iki departman birbirinden bağımsız çalıştığında Excel dosyaları, manuel veri girişleri, e-posta trafiği ve tekrar eden kayıtlar ortaya çıkabilir.
Ar-Ge & Muhasebe Entegrasyonu bu iki yapıyı birbirine bağlar.
Örnek akış:
Ar-Ge Projesi → Harcama → Belge/Fatura → Proje Kodlama → Muhasebe Kaydı → Maliyet Merkezi → Finansal Raporlama
2. Entegrasyonun Temel Yapısı
Tavuz Bilişim'in Ar-Ge & Muhasebe Entegrasyonu yaklaşımı şu şekilde kurgulanabilir:
AR-GE / PROJE YÖNETİMİ
↓
Proje ve faaliyet tanımlama
↓
Personel / Malzeme / Hizmet / Ekipman giderleri
↓
Proje kodu + faaliyet kodu + maliyet merkezi
↓
Muhasebe ve finans sistemi
↓
Bütçe – Maliyet – Gider – Ödeme – Raporlama
Bu yapı sayesinde operasyonel verinin muhasebe sistemine tekrar tekrar manuel girilmesi azaltılabilir.
3. Hangi Ar-Ge Giderleri Entegre Edilebilir?
Personel Giderleri
Ar-Ge personelinin proje bazlı çalışmalarının maliyetlendirilmesi:
Örneğin:
Proje A → 2 mühendis → 160 saat → proje maliyeti
şeklinde proje bazlı maliyet takibi yapılabilir.
4. Malzeme ve Hammadde Giderleri
Ar-Ge faaliyetlerinde kullanılan:
Hammadde
Yardımcı malzeme
Elektronik komponent
Laboratuvar malzemeleri
Prototip parçaları
Numune malzemeleri
Sarf malzemeleri
Test ürünleri
stok ve muhasebe sistemleriyle ilişkilendirilebilir.
Ar-Ge harcamalarının önemli gruplarından biri ilk madde ve malzeme giderleridir; GİB'in ilgili açıklamalarında Ar-Ge faaliyetlerinde fiilen kullanılan malzeme maliyetlerinin dikkate alınması gerektiği belirtilmektedir.
5. Yazılım ve Teknoloji Giderleri
Ar-Ge projelerinde kullanılan:
Yazılım lisansları
Bulut hizmetleri
Sunucu giderleri
Veri tabanı hizmetleri
API hizmetleri
Test yazılımları
Simülasyon programları
Geliştirme araçları
Teknik abonelikler
proje bazında izlenebilir.
6. Makine, Ekipman ve Laboratuvar Giderleri
Ar-Ge projelerinde kullanılan:
Test cihazları
Ölçüm cihazları
Laboratuvar ekipmanları
Üretim makineleri
Prototip ekipmanları
Bilgisayar ve sunucular
Teknik cihazlar
muhasebe ve proje maliyetleriyle ilişkilendirilebilir.
7. Fatura ve Belge Entegrasyonu
Entegrasyonun önemli noktalarından biri belgeden muhasebeye ve projeye kadar izlenebilirlik sağlamaktır.
Örneğin:
Tedarikçi faturası
→ Fatura kontrolü
→ Gider türü
→ Proje kodu
→ Maliyet merkezi
→ Muhasebe hesabı
→ Ödeme
→ Proje maliyet raporu
Böylece tek bir faturanın hangi projeye, hangi gider grubuna ve hangi maliyet merkezine ait olduğu takip edilebilir.
8. Proje Bütçesi ve Gerçekleşen Maliyet Takibi
Ar-Ge & Muhasebe Entegrasyonu sayesinde proje bazında:
Takip Alanı | İzlenebilecek Bilgi |
|---|
Proje bütçesi | Planlanan bütçe |
Personel | Gerçekleşen personel maliyeti |
Malzeme | Kullanılan malzeme maliyeti |
Hizmet | Dış hizmet giderleri |
Ekipman | Makine/cihaz giderleri |
Yazılım | Lisans ve teknoloji giderleri |
Genel gider | Projeye dağıtılan giderler |
Toplam | Gerçekleşen proje maliyeti |
Kalan bütçe | Kullanılabilir bütçe |
görülebilir.
Örnek:
Proje bütçesi: 5.000.000 TL
Gerçekleşen gider: 3.250.000 TL
Kalan bütçe: 1.750.000 TL
Bu bilgiler proje yöneticisi ve finans departmanı tarafından aynı veri üzerinden değerlendirilebilir.
9. Ar-Ge Proje Maliyet Muhasebesi
Entegrasyonun en önemli avantajlarından biri proje bazlı maliyet muhasebesidir.
Örneğin bir işletmede:
Proje A – Yapay zekâ
Proje B – Yeni ürün geliştirme
Proje C – Prototip geliştirme
Proje D – Yazılım geliştirme
bulunuyorsa, her projenin giderleri ayrı izlenebilir.
Proje A
Personel: 1.200.000 TL
Malzeme: 450.000 TL
Yazılım: 180.000 TL
Dış hizmet: 220.000 TL
Diğer: 100.000 TL
Toplam: 2.150.000 TL
Böylece şirket sadece “Ar-Ge giderimiz ne kadar?” sorusunu değil:
“Hangi Ar-Ge projesine ne kadar harcadık?”
sorusunu da cevaplayabilir.
10. Muhasebe Hesapları ile Proje Kodlarının Eşleştirilmesi
Sistem içerisinde örneğin:
Muhasebe hesabı + Proje kodu + Maliyet merkezi + Gider türü
birlikte çalışabilir.
Örneğin:
Proje: ARGE-2026-001
Maliyet Merkezi: ARGE-YAZILIM
Gider Türü: Personel
Muhasebe Hesabı: İlgili hesap
Tutar: 150.000 TL
Bu yapı şirketin kendi hesap planı ve muhasebe uygulamalarına göre yapılandırılmalıdır.
Ar-Ge harcamalarının muhasebeleştirilmesi; kullanılan finansal raporlama çerçevesine göre farklılık gösterebildiğinden, TMS/TFRS, BOBİ FRS, VUK ve MSUGT açısından uygun muhasebe yaklaşımının ayrıca değerlendirilmesi gerekir.
11. TÜBİTAK Ar-Ge Projeleri Açısından Önemi
TÜBİTAK destekli projelerde mali süreçlerin düzenli takip edilmesi özellikle önemlidir.
TÜBİTAK, TEYDEB destek programlarında proje harcama ve giderlerinin belgelenmesini, gider formlarının hazırlanmasını ve mali müşavir inceleme/değerlendirmesini öngören süreçler uygulamaktadır.
Bu nedenle entegrasyon sistemi;
Proje → Harcama → Belge → Muhasebe Kaydı → Mali Rapor → Denetim
zincirinin düzenli tutulmasına yardımcı olabilir.
Ayrıca TÜBİTAK'ın ilgili mali raporlama dokümanlarında proje harcamalarının muhasebe kayıtlarıyla uyumunun kontrol edildiği açıkça belirtilmektedir.
12. Otomatik Raporlama
Tavuz Bilişim Ar-Ge & Muhasebe Entegrasyonu kapsamında kurgulanabilecek raporlar:
Proje Raporları
Proje bütçe raporu
Proje gerçekleşen gider raporu
Proje kalan bütçe raporu
Proje maliyet raporu
Proje kârlılık/maliyet analizi
Proje bazlı gider dağılımı
Muhasebe Raporları
Ar-Ge giderleri
Maliyet merkezi raporu
Hesap bazlı giderler
Fatura raporu
Cari hesap raporu
Ödeme raporu
Yönetim Raporları
13. Diğer Sistemlerle Entegrasyon
Ar-Ge & Muhasebe Entegrasyonu tek başına değil, işletmenin diğer sistemleriyle birlikte çalışabilir.
Ar-Ge Yönetimi
↕
ERP
↕
Muhasebe
↕
Finans
↕
Satın Alma
↕
Stok / Depo
↕
İnsan Kaynakları
↕
Bordro
↕
Doküman Yönetimi
Bu yapı işletmenin bütünsel bir dijital yönetim altyapısına dönüşebilir.
14. Yetkilendirme ve Veri Güvenliği
Sistemde kullanıcı bazlı yetkilendirme uygulanabilir.
Örneğin:
Ar-Ge personeli:
Kendi proje faaliyetlerini görür.
Proje yöneticisi:
Proje bütçesi ve gerçekleşen maliyetleri görür.
Muhasebe:
Fatura ve muhasebe kayıtlarını görür.
Finans yöneticisi:
Bütçe ve ödeme bilgilerini görür.
Üst yönetim:
Özet maliyet ve performans raporlarını görür.
Böylece herkes ihtiyacı olan bilgiye erişirken kritik finansal verilerin kontrolü sağlanabilir.
15. Tavuz Bilişim Ar-Ge & Muhasebe Entegrasyonunun Sağlayabileceği Avantajlar
✅ Manuel veri girişini azaltır
Aynı verinin farklı sistemlere tekrar tekrar girilmesinin önüne geçmeye yardımcı olur.
✅ Proje maliyetlerini görünür hale getirir
Hangi projeye ne kadar kaynak ayrıldığı takip edilebilir.
✅ Bütçe kontrolünü güçlendirir
Planlanan ve gerçekleşen harcamalar karşılaştırılabilir.
✅ Muhasebe süreçlerini hızlandırır
Operasyonel bilgiler muhasebe sistemine aktarılabilir.
✅ Denetlenebilirlik sağlar
Belge → işlem → proje → muhasebe kaydı ilişkisi kurulabilir.
✅ Yönetim kararlarını destekler
Yönetim hangi projelerin daha fazla kaynak tükettiğini görebilir.
✅ Ar-Ge teşvik süreçlerine hazırlığı kolaylaştırır
Proje harcamalarının düzenli ve izlenebilir tutulmasına yardımcı olur; ancak hangi giderin teşvik kapsamında kabul edileceği ayrıca ilgili mevzuat ve proje kuralları çerçevesinde değerlendirilmelidir.
Kısaca
Tavuz Bilişim Ar-Ge & Muhasebe Entegrasyonu;
Ar-Ge projelerinde oluşan personel, malzeme, hizmet, yazılım, ekipman ve diğer maliyetlerin proje bazında takip edilmesini, muhasebe ve finans sistemiyle ilişkilendirilmesini, bütçe ve gerçekleşen giderlerin karşılaştırılmasını ve yönetimsel raporlamanın tek bir entegre yapı üzerinden yapılmasını sağlayan çözüm yaklaşımıdır.
Basit sistem modeli:
AR-GE PROJESİ
⬇
FAALİYETLER
⬇
PERSONEL + MALZEME + HİZMET + EKİPMAN
⬇
BELGE / FATURA
⬇
PROJE KODU + MALİYET MERKEZİ
⬇
MUHASEBE
⬇
FİNANS
⬇
BÜTÇE & MALİYET RAPORLARI
⬇
YÖNETİM KARARLARI
Tavuz Bilişim – Teknolojiyle Geleceği Şekillendiriyoruz.
