Tavuz Bilişim Teknik Hizmetler & Muhasebe Çözümleri, işletmelerin teknik servis, bakım, onarım ve saha hizmetlerinde oluşan tüm operasyonel süreçlerin müşteri, personel, stok, satın alma, satış, faturalama, tahsilat ve muhasebe süreçleriyle birlikte yönetilmesini sağlayan bütünleşik bir yapıdır.
Amaç yalnızca bir arıza veya servis kaydını takip etmek değil; servis talebinin oluşturulmasından işin tamamlanmasına, kullanılan malzemelerin stoktan düşülmesinden faturanın kesilmesine ve tahsilatın muhasebeleştirilmesine kadar tüm süreci tek bir sistem üzerinden izleyebilmektir.
Müşterilerden gelen teknik destek talepleri sistem üzerinde servis kaydı olarak oluşturulabilir.
Her servis kaydında;
gibi bilgiler tutulabilir.
Böylece müşterinin geçmişte aldığı tüm servis hizmetleri de görüntülenebilir.
Teknik ekip tarafından tespit edilen arızalar detaylı şekilde kayıt altına alınabilir.
Örneğin:
Cihaz: Endüstriyel yazıcı
Arıza: Baskı ünitesi çalışmıyor
Tespit: Motor arızası
Kullanılan Parça: Motor
İşçilik: 2,5 saat
Servis Personeli: Teknik ekip
Sonuç: Onarıldı
Bu bilgiler daha sonra müşterinin servis geçmişinde görüntülenebilir.
Aynı cihazın tekrar arızalanması durumunda önceki servis kayıtlarına ulaşılabilir.
Periyodik bakım gerektiren cihaz ve ekipmanlar için bakım planları oluşturulabilir.
Örneğin;
planları oluşturulabilir.
Sistem yaklaşan bakımlar konusunda ilgili ekipleri bilgilendirecek şekilde yapılandırılabilir.
Bu özellikle:
gibi düzenli bakım gerektiren varlıklar için önemlidir.
Teknik personelin müşteriye sahada gerçekleştirdiği işlemler de sistem üzerinden yönetilebilir.
Saha servisinde;
gibi bilgiler takip edilebilir.
Böylece hangi personelin hangi müşteriye, hangi tarihte ve hangi iş için gittiği görülebilir.
Servis işlemleri personel bazında takip edilebilir.
Her teknik personelin;
izlenebilir.
Bu bilgiler personel maliyetleriyle ilişkilendirildiğinde servis bazında gerçek işçilik maliyeti hesaplanabilir.
Serviste kullanılan her yedek parça servis kaydıyla ilişkilendirilebilir.
Örneğin bir servis işleminde:
kullanıldıysa bunlar ilgili servis kaydına işlenebilir.
Parçalar stoktan düşürülürken aynı zamanda servis maliyetine aktarılabilir.
Böylece:
Stok → Servis → Maliyet → Fatura → Muhasebe
bağlantısı kurulmuş olur.
Servis tamamlandığında yapılan işlemler faturaya dönüştürülebilir.
Örneğin:
| Hizmet / Malzeme | Tutar |
|---|---|
| Servis hizmeti | 1.500 TL |
| İşçilik | 2.000 TL |
| Yedek parça | 3.500 TL |
| Ulaşım | 500 TL |
| Toplam | 7.500 TL |
Bu tutar müşteri hesabına ve muhasebe süreçlerine aktarılabilir.
Garanti kapsamındaki servislerle ücretli servisler birbirinden ayrılabilir.
Örneğin;
Garanti kapsamında:
Ancak işletme açısından bu işlemin maliyeti yine takip edilebilir.
Böylece garanti nedeniyle oluşan gerçek maliyet ayrıca raporlanabilir.
Çözümün en önemli taraflarından biri teknik servis ile muhasebe arasındaki bağlantıdır.
Bir servis işlemi sonucunda;
Servis Kaydı → Kullanılan Malzeme → İşçilik → Gider → Fatura → Cari Hesap → Tahsilat → Muhasebe
zinciri oluşturulabilir.
Böylece teknik servis departmanının yaptığı işlemler muhasebe sisteminden bağımsız bir veri olarak kalmaz.
Her servis işleminin kârlılığı hesaplanabilir.
Örneğin:
Servis Satış Tutarı: 10.000 TL
Maliyetler:
Toplam Maliyet: 5.300 TL
Brüt Servis Kârı: 4.700 TL
Bu analiz sayesinde işletme;
“Bu servisi yaptık ama gerçekten ne kadar kazandık?”
sorusuna net cevap verebilir.
Her müşterinin geçmiş servis işlemleri tek ekranda görüntülenebilir.
Örneğin:
ABC Teknoloji
Bunun yanında müşterinin;
de takip edilebilir.
Özellikle teknik ürün satan veya kurulum yapan işletmeler için cihaz bazlı takip önemlidir.
Bir cihazın:
Satışı → Kurulumu → Garanti Başlangıcı → Bakımları → Arızaları → Parça Değişimleri → Servisleri
tek bir geçmiş içerisinde tutulabilir.
Bu yapı, müşterinin “Bu cihaz daha önce kaç kez arızalandı?” veya “Hangi parça değiştirildi?” gibi sorularına hızlı cevap verilmesini sağlar.
Yönetim için çeşitli raporlar oluşturulabilir:
Bu raporlar işletmenin operasyonel ve finansal kararlarını destekler.
Klasik bir servis sisteminde yalnızca:
“Müşteriye 10.000 TL fatura kesildi.”
bilgisi görülebilir.
Entegre yapıda ise:
10.000 TL satış
− 3.000 TL yedek parça
− 1.500 TL işçilik
− 500 TL ulaşım
− 300 TL diğer gider
= 4.700 TL servis kârı
görülebilir.
Dolayısıyla Tavuz Bilişim Teknik Hizmetler & Muhasebe Çözümleri'nin temel yaklaşımı, servis operasyonunu finansal sonuçla birleştirmektir.
Müşteri Talebi
↓
Servis Kaydı
↓
Personel Ataması
↓
Saha / Teknik Müdahale
↓
Yedek Parça Kullanımı
↓
İşçilik ve Ulaşım Maliyetleri
↓
Servis Tamamlama
↓
Faturalama
↓
Cari Hesap
↓
Tahsilat
↓
Muhasebe
↓
Servis Kârlılığı
Sonuç olarak: Tavuz Bilişim'in bu çözümü, teknik servis departmanını yalnızca “arıza takip eden bir birim” olmaktan çıkarıp maliyeti, geliri, personeli, stoğu, müşterisi ve kârlılığı ölçülebilen entegre bir işletme sürecine dönüştürür.
