Tavuz Bilişim Bilişim Teknolojileri & Muhasebe Çözümleri, işletmelerin kullandığı bilgisayar, sunucu, ağ altyapısı, yazılım, lisans, bulut hizmetleri, teknik servis ve diğer teknoloji yatırımlarının finans ve muhasebe süreçleriyle birlikte yönetilmesini sağlayan bütünleşik bir çözümdür.
Amaç yalnızca BT varlıklarını takip etmek değil; hangi teknolojiye ne kadar harcama yapıldığını, bu harcamaların hangi departmana ait olduğunu, yatırım mı gider mi olduğunu, sözleşme ve lisansların ne zaman yenileneceğini ve işletmenin teknoloji bütçesini nasıl etkilediğini tek bir sistematik yapı içerisinde yönetmektir.
Kullanılan yazılımların ve lisansların merkezi olarak takip edilmesini sağlar.
Örneğin:
Her lisans için;
lisans maliyeti + başlangıç tarihi + yenileme tarihi + kullanıcı sayısı + ilgili departman + tedarikçi
gibi bilgiler takip edilebilir.
Bu yapı, kullanılmayan lisanslar nedeniyle oluşan gereksiz maliyetlerin fark edilmesine yardımcı olur.
İşletmenin dışarıdan aldığı bilişim hizmetlerinin finansal takibini sağlar.
Örneğin:
Bu giderlerin tedarikçi, sözleşme, dönem, departman ve maliyet merkezi bazında takip edilmesi mümkün hale gelir.
BT ekipmanları ve yazılımlar için yapılan bakım sözleşmeleri takip edilebilir.
Örneğin:
Sunucu bakım sözleşmesi → yıllık 120.000 TL
Network bakım sözleşmesi → yıllık 60.000 TL
ERP destek sözleşmesi → yıllık 180.000 TL
Sistem üzerinden sözleşmelerin;
gibi bilgileri izlenebilir.
BT yatırımlarının yatırım mı yoksa dönem gideri mi olduğunun doğru şekilde değerlendirilmesine yardımcı olur.
Örneğin işletme;
Bu harcamaların ilgili muhasebe süreçleriyle ilişkilendirilmesi sağlanabilir.
Böylece teknoloji yatırımlarının işletmenin finansal tablolarındaki etkisi daha kontrollü şekilde izlenebilir.
Teknolojik ekipmanların demirbaş kayıtlarıyla ilişkilendirilmesi sağlanabilir.
Örneğin:
Laptop
Bu sayede BT envanteri ile muhasebe kayıtları arasında daha düzenli bir yapı oluşturulabilir.
BT giderlerinin hangi departman tarafından oluşturulduğu analiz edilebilir.
Örneğin:
| Departman | Teknoloji Gideri |
|---|---|
| Satış | 250.000 TL |
| Muhasebe | 180.000 TL |
| Üretim | 420.000 TL |
| İnsan Kaynakları | 110.000 TL |
| Yönetim | 150.000 TL |
| Toplam | 1.110.000 TL |
Böylece yönetim;
“Teknolojiye toplam ne kadar harcıyoruz?”
sorusunun yanında,
“Hangi departman teknoloji kaynaklarını ne kadar kullanıyor?”
sorusuna da cevap verebilir.
İşletmenin yıllık veya dönemsel BT bütçesinin oluşturulmasına yardımcı olur.
Örneğin:
Toplam BT bütçesi: 2.900.000 TL
Gerçekleşen harcamalar bütçeyle karşılaştırılarak bütçe–gerçekleşen sapmaları analiz edilebilir.
BT alanında hizmet veya ürün alınan firmaların finansal süreçleri takip edilebilir.
Örneğin:
Alınan faturalar ilgili hizmet, proje, departman, maliyet merkezi veya varlıkla ilişkilendirilebilir.
Sistemin en önemli faydalarından biri, BT harcamalarının yalnızca muhasebe kaydı olarak değil, yönetimsel karar destek verisi olarak kullanılabilmesidir.
Örneğin yönetim şu sorulara cevap verebilir:
Özellikle büyük işletmelerde BT harcamalarının projelerle ilişkilendirilmesi oldukça önemlidir.
Örneğin:
ERP Dönüşüm Projesi
gibi maliyetler aynı proje altında takip edilebilir.
Böylece projenin gerçek teknoloji maliyeti daha net ortaya çıkar.
Tavuz Bilişim yaklaşımında BT süreçlerinin finans ve muhasebe süreçlerinden bağımsız düşünülmemesi hedeflenir.
Örneğin:
Satın alma → Fatura → BT Varlığı → Departman → Maliyet Merkezi → Muhasebe → Bütçe → Raporlama
şeklinde bütünleşik bir süreç oluşturulabilir.
Bu sayede aynı bilginin farklı sistemlere tekrar tekrar girilmesinden kaynaklanan hata ve bilgi kayıpları azaltılabilir.
Yönetim için farklı raporlar oluşturulabilir:
Toplam teknoloji harcamalarının dönemsel görünümü.
Departmanların teknoloji maliyetleri.
Aktif, pasif, kullanılmayan ve yenileme zamanı yaklaşan lisanslar.
İşletmenin sahip olduğu teknolojik varlıklar.
Planlanan BT bütçesi ile gerçekleşen harcamaların karşılaştırılması.
Hangi teknoloji tedarikçisine ne kadar ödeme yapıldığı.
BT yatırımlarının toplam maliyeti ve finansal etkisi.
Bilişim Teknolojileri & Muhasebe Çözümleri, BT departmanı ile finans/muhasebe departmanı arasındaki bilgi akışını güçlendirerek teknoloji harcamalarının daha görünür ve ölçülebilir hale gelmesini sağlar.
BT Envanteri + Lisans Yönetimi + Satın Alma + Hizmetler + Sözleşmeler + Demirbaş + Muhasebe + Bütçe + Maliyet Analizi + Yönetim Raporlama
tek bir yönetim yaklaşımı içerisinde ele alınabilir.
Kısacası Tavuz Bilişim'in bu çözümü, “BT'ye ne kadar para harcıyoruz?” sorusunun ötesine geçerek “Bu harcamayı neden yapıyoruz, hangi birim kullanıyor, bize ne kadara mal oluyor, bütçemizi nasıl etkiliyor ve bu yatırımın işletmeye katkısı nedir?” sorularının birlikte yönetilmesini amaçlar.
